Probleme bei der Durchführung von Kassenprüfungen sind kein „corona-spezifisches“ Vereinsproblem. Sie sind Vereinsalltag. Hier finden Sie die typischen Problemfälle und Lösungsmöglichkeiten für Satzung und Vereinspraxis.

Vier typische Problemfälle
Die folgenden vier Problemfälle kommen in Vereinen in punkto Kassenprüfung am häufigsten vor:

Fall 1: Kassenprüfer fallen aus

Die Kassenprüfer werden durch die Mitgliederversammlung gewählt und sollen nach Schluss des Geschäftsjahrs die Kasse prüfen. Als der Schatzmeister (Kassierer) im neuen Jahr einen Termin absprechen möchte, stellt er fest, dass einer der beiden Kassenprüfer zum Ende des vergangenen Jahres seine Mitgliedschaft gekündigt hat.

Ist noch ein Kassenprüfer vorhanden, sollte die Prüfung mit ihm durchgeführt werden. Keine Option ist es dagegen, dass sich der Vorstand „selbst“ einen neuen Kassenprüfer sucht und einsetzt. Fehlt auch der einzige Kassenprüfer, kann eine Kassenprüfung nicht stattfinden. In der Satzung sollte deshalb immer auch ein Ersatz- Kassenprüfer bestellt werden.

MUSTERKLAUSEL / Bestellung eines Ersatz-Kassenprüfers
Die Mitgliederversammlung wählt zwei Kassenprüfer sowie einen stellvertretenden Kassenprüfer. Letzterer ist zur Prüfung berufen, wenn einer der gewählten Kassenprüfer ausfällt.

Fall 2: Es finden sich keine Kassenprüfer

Es kommt oft vor, dass sich gar keine Kassenprüfer finden. Dieses Problem können Sie proaktiv angehen, indem Sie die Anforderungen an die Kassenprüfer nicht zu hoch ansetzen. Hier eine Auswahl an eher ungünstigen Satzungsregelungen, die in der Vereinspraxis vorkommen. Darunter sind dann mögliche Verbesserungsvorschläge aufgelistet.

Satzungsregelung:
Durch die Mitgliederversammlung werden drei Kassenprüfer bestellt.
Verbesserungsvorschlag:
Sehen Sie nur so viele Kassenprüfer vor, wie tatsächlich benötigt werden.

Satzungsregelung:
Diese müssen zudem seit mindestens vier Jahren Mitglied des Vereins sein.
Verbesserungsvorschlag:
Die Kassenprüfer müssen nicht zwingend Mitglieder sein; es muss auch nicht eine bestimmte Vereinszugehörigkeit bestehen.

Satzungsregelung:
Die zu bestellenden Kassenprüfer dürfen nicht direkt vor ihrem Amt ein Amt im Verein ausgeübt haben.
Verbesserungsvorschlag:
Hierbei handelt es sich um eine sinnvolle Regelung, da der Kassenprüfer ansonsten sich selbst prüfen würde.

Satzungsregelung:
Die Kassenprüfer müssen vertiefte Kenntnisse im Vereins- und Steuerrecht sowie Buchführung haben.
Verbesserungsvorschlag:
Auch wenn es sinnvoll erscheint, einen solchen „Profi“ zu finden, wird es in der Praxis schwierig, diese „eierlegende Wollmilchsau“ zu finden.

Wichtig | Ist die Kassenprüfung derart komplex, sollten Sie ohnehin überlegen, ob sie diese nicht von einem Profi (Steuerberater) durchführen lassen. Eine weitere Option wäre, dass Sie das Amt des Kassenprüfers mit der Möglichkeit der Ehrenamtspauschale i. S. v. § 3 Nr. 26a EStG „attraktiver“ gestalten.

SATZUNGSKLAUSEL / Ehrenamtspauschale für Kassenprüfer
§ xx Kassenprüfung
Den Kassenprüfern kann auf Beschluss der Mitgliederversammlung eine Ehrenamtspauschale i. S. v. § 3 Nr. 26a EStG gewährt werden.

Fall 3: Ist die Verschiebung der Kassenprüfung möglich?

Hier gilt der Grundsatz: „Wenn es nicht geht, geht es nicht“. Unabhängig von der Frage, warum eine Kassenprüfung nicht stattfinden kann, muss deren Verschiebung möglich sein. Dies gilt auch, wenn die Satzung eine jährliche Kassenprüfung vorsieht. Ein „einklagbarer“ Anspruch auf Durchführung der Kassenprüfung ergibt sich nicht.

Fall 4: Die digitale Kassenprüfung

Während der Corona-Pandemie hat der Vereinsbereich einen enormen Digitalisierungsschub erlebt. Virtuelle Sitzungen und Beschlussfassungen sind mittlerweile in vielen Vereinen Normalität geworden. Eine „digitale Kassenprüfung“ ist zwar schwieriger, aber prinzipiell möglich. Problematisch wären hier allenfalls die Kontrolle des Barkassenbestands oder eine gezielte Belegeinsicht. Aber auch das lässt sich bewerkstelligen.

Wichtig | Die digitale Kassenprüfung sollte dahingehend vorbereitet werden, dass der Kassier dem Kassenprüfer die Jahresrechnung und andere verfügbare Unterlagen (z. B. Rücklagenspiegel, Vorstandsprotokolle) zuvor elektronisch übermittelt. In einer digitalen Besprechung zwischen den Kassenprüfern und dem Kassier können dann auch Zweifelsfragen geklärt werden und Unterlagen (in die Kamera) gezeigt werden. Auch der Barkassenbestand kann vor der Kamera gezählt werden.

Entlastung des Vorstands

Rechtlich gesehen hat die Entlastung durch die Mitgliederversammlung die Wirkung eines negativen Schuldanerkenntnisses (§ 397 Abs. 2 BGB). Die Mitgliederversammlung gibt mit dem Beschluss zum Ausdruck, dass sie den Vorstand nicht in Anspruch nehmen wird, also auf Bereicherungs- und Schadenersatzansprüche verzichtet. Diese Verzichtswirkung kann sich jedoch nur auf das beziehen, was der Mitgliederversammlung überhaupt bekannt ist.

Ein wichtiger Punkt dieser „Informationsquellen“ für die Mitgliederversammlung ist der Kassenprüfungsbericht. Die Kassenprüfer prüfen stellvertretend für die Mitglieder, ob der Vorstand die Kasse korrekt geführt hat. Ohne Kassenprüfung fehlt ein wichtiger Informationsbaustein. Die Entlastung kann trotzdem erteilt werden.

In vielen Vereinen besteht der Vorstand aus mehreren Personen („mehrgliedriger Vorstand“). Damit stellt sich bei der Mitgliederversammlung die Frage, ob der Vorstand „einzeln“ oder „gesamt“ entlastet wird. Die „Gesamt-Entlastung“ hat den Nachteil, dass das (Fehl-) Verhalten einzelner Vorstandsmitglieder nicht hinreichend gewürdigt werden kann.

Beispiel
Der Vorstand besteht aus dem Vorsitzenden, dem Schriftführer und dem Kassier. Während Vorstand und Schriftführer ihr Amt tadellos geführt haben, ist dem Verein durch Unzulänglichkeiten bei der Amtsführung des Kassiers ein Schaden entstanden (Mahngebühren durch unpünktliche Zahlungen von Rechnungen, Überziehungszinsen durch den nicht rechtzeitigen Einzug der Mitgliedsbeiträge etc.).

Die Einzelentlastung
Bei einer Gesamtversagung der Entlastung würden die redlichen Vorstandsmitglieder mit dem Kassier „bestraft“, obwohl sie ordentlich gearbeitet haben. Das vermeidet die Einzelentlastung. In dem Fall hätte eine ausgefallene Kassenprüfung direkte Auswirkungen auf die Entlastung des Kassiers. Sie kann zwar erteilt werden, hat jedoch keine „umfassende“ Verzichtswirkung für den Kassier. Hier sollte die Entlastung deshalb erst beschlossen werden, wenn alle Kassenprüfungsberichte vorliegen.

Die Gesamtentlastung
Soll der Vorstand insgesamt entlastet werden, bezieht sich die Entlastung nicht nur auf den finanziellen Bereich, sondern auch auf die weitere Geschäftsführung des Vorstands. Es kann sich anbieten, dass die Entlastung mit einem Vorbehalt versehen wird.

FORMULIERUNGSHILFE / Entlastung in Mitgliederversammlung
Die Entlastung wird vorbehaltlich der positiven Feststellung durch die Kassenprüfer erteilt.

In diesem Fall müsste dann auf der nächsten Mitgliederversammlung die „vorbehaltlose“ Entlastung erteilt werden.

FAZIT | Eine ausgefallene Kassenprüfung ist misslich, aber rechtlich tolerabel. Vielleicht kann man im Vorfeld bereits einige Stellschrauben drehen, dass es nicht zu einem Ausfall kommt oder weicht auf digitale Elemente aus, um die Kassenprüfung nicht ausfallen zu lassen.

 

Ihr Team Steuerberatung Sachse

Quelle: IWW VBM Vereinsbrief 03-2022